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Cómo rastrear inventario
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Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre este tema.

Cómo rastrear inventario
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Uno de los aspectos más complicados al administrar un negocio es aprender a organizar un inventario de manera efectiva para que pueda cumplir con los pedidos de los consumidores sin tener a la mano un exceso de productos (que también puede ser una pérdida de dinero). Hacer este control tiene varias ventajas, como: ayudar a decidir qué, cuánto y cuándo llenar el stock, tener una noción precisa de los productos y aprender a administrar lo que es excesivo y escaso.

Comprenda cómo funcionan los sistemas de control de inventario. Estos sistemas tienen tres funciones principales, y debe memorizarlas para ver si la estrategia organizativa actual está funcionando, así como también qué debe mejorarse.

  • El sistema debe informarle de lo que hay en el inventario en todo momento.
  • El sistema debe tener alguna forma de detectar y actualizar los cambios en el inventario.
  • El sistema debe involucrar alguna forma de rastrear pedidos y el resto del stock, así como lo que se debe ordenar a los proveedores.

Invierta en un programa de gestión de inventario. El primer paso para controlar el inventario es saber lo que tiene a mano en todo momento, cómo se enumeran los productos en Internet, dónde está el inventario y cómo cambia poco a poco. Hoy en día, hay muchas aplicaciones que facilitan el proceso.
Cree etiquetas claras y directas para cada artículo en su inventario. Todos estos artículos deben tener un número, una especificación de la cantidad y una descripción básica, que incluya el nombre del vendedor y otros detalles importantes que faciliten la identificación. Por ejemplo: si pide camisetas que vienen en paquetes de 12 piezas, la caja debe tener una etiqueta con el número de artículo correspondiente al tipo de pieza, la cantidad (12) y una descripción.

  • Esto facilita el seguimiento de los cambios de inventario, ya que sabrá lo que hay en cada cuadro.
  • Si el inventario es muy grande, use un sistema de código de barras. Ponga un código en cada artículo para que los empleados puedan escanear, identificar y transferir información al programa que la empresa está utilizando. Esta es una buena alternativa a las etiquetas manuales.
Haga un recuento de inventario inicial. Incluso si está utilizando un sistema electrónico, es legal hacer un conteo manual de vez en cuando. Para comenzar, cree una hoja de cálculo para cada número de artículo e incluya columnas para la cantidad.
Actualice el inventario manualmente. El programa de gestión puede ser muy útil para tener una idea del inventario, ya que actualiza la información automáticamente de acuerdo con las ventas y compras. Aún así, es importante que lo controle manualmente, para poder verificar la información y determinar la precisión del sistema (si está usando uno).

  • Determine el intervalo de tiempo para las inspecciones visuales de inventario y el conteo manual. Esto depende de la velocidad de las transacciones comerciales.
  • Luego, compile una lista de todas las adiciones al inventario para el período (una semana, por ejemplo), así como una lista de ventas que ocurrieron durante ese período (que representan las cancelaciones de inventario).
  • Luego, revise la hoja de cálculo inicial y cuente lo que ha cambiado. El inventario actual debe ser el mismo que la semana anterior, menos ventas de los últimos días hábiles y más compras nuevas.
Mantenga los documentos actualizados de manera organizada. Coloque todos los documentos de la semana (o el período que eligió) en carpetas o carpetas separadas por mes. Por lo tanto, si necesita tener acceso a datos específicos, tendrá todo disponible. Esto también es útil si el contador de la empresa necesita consultar alguna información.

  • Compare la información de conteo manual con el programa que estaba usando antes de guardar los documentos. Los niveles de inventario deben ser iguales en ambos. Si no lo están, es posible que haya perdido la información en alguna parte. En ese caso, repita todo el proceso.
Cambie a un método de control de inventario de punto de venta (POS) cuando el negocio crezca y necesite una forma de control más sofisticada. Como su nombre lo indica, el control de inventario en el punto de venta indica que la caja registradora o la computadora que usa para verificar y las transacciones comerciales registran toda la actividad de inventario. Por lo tanto, puede generar informes al final de los días hábiles, el mes o cualquier otro intervalo de tiempo.
Analizar los datos de ventas. El propósito del control de inventario es mantenerse al día con la demanda. Para hacer esto, necesita cantidades suficientes de productos de acuerdo con las proyecciones de ventas. Si el negocio ya es más antiguo, puede usar su historial de ventas para predecir más o menos el futuro. Si es reciente, base este pronóstico de ventas en el tipo de empresa, ubicación, otros negocios similares en el área / industria, y los contratos o consumidores que ya tiene.

  • Investigue bien qué cantidad de cada producto sale por mes y pida lo suficiente para cubrir esa cantidad para tener más inventario en caso de que la demanda sea mayor de lo esperado.
  • El monto adicional depende de la naturaleza del negocio. ¿Es inestable y cambia con frecuencia? Si es así, siempre tenga stock extra por si acaso.
Decida cuánto de cada producto desea ordenar para mantener en stock. Esta cantidad depende del nivel de ventas y el espacio disponible.
Piense en los tiempos de compra y entrega. El plazo para recibir nuevos productos del stock también es un factor a tener en cuenta. Por ejemplo: si el proveedor tarda una semana en entregar un determinado artículo, probablemente tendrá que pedir grandes cantidades de ese artículo para no pasar desapercibido hasta la próxima entrega. Por otro lado, si los productos se entregan cada pocos días, es más fácil reemplazar lo que se vende sin mayores problemas.
Elige un punto de reventa. Su objetivo siempre es tener suficiente inventario para satisfacer las demandas de los consumidores, pero sin exagerar la cantidad (para no desperdiciar dinero). Para hacerlo bien, debe aprender a pedir más productos.

  • Puede, por ejemplo, especificar una cantidad mínima de cada artículo en stock para solicitar un reemplazo. Por ejemplo: nunca permita que el stock sea inferior a 100 camisas sin pedir más al proveedor.
  • De esa manera, el stock nunca se agotará. Para los productos más vendidos, puede elegir una cantidad mínima mayor. Finalmente, si su negocio es estacional, aumente ese nivel en los meses pico del año para vender más.
Reserve un “stock especial” en caso de que haya escasez de inventario o que ocurra algo inesperado. Por ejemplo: si vende fiambres, conserve más de un artículo cada uno si hay un cambio climático repentino. De esa manera, evitará eventos imprevistos que obstaculizan las ventas.

  • El tamaño de las acciones especiales depende de cuán susceptible sea el negocio a los rápidos cambios en la demanda, así como la época del año.
Contratar una empresa de control de inventario externo. Esto es aún más útil para los grandes vendedores o para aquellos que necesitan hacer un buen recuento de inventario en momentos específicos, como las vacaciones. La compañía puede contar todo el stock, pedir más productos o incluso sacar los artículos dañados y enviarlos de vuelta al fabricante para su intercambio y similares.

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