Cómo medir la mejora del proceso

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Cómo medir la mejora del proceso
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Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre este tema.

Cómo medir la mejora del proceso
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Un método utilizado por muchas empresas para garantizar la competitividad en el mercado es la mejora constante de los procesos, tanto operativos como financieros, y esto requiere la creación de una herramienta específica para medir cada tipo de mejora. Hay un dicho en el mundo de los negocios que dice: “Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”. Para resolver el problema, las empresas crean métricas, es decir, aspectos medibles de un proceso determinado, para recopilar datos antes y después de implementar un cambio. El análisis de métricas proporciona información que nos ayuda a comprender cuánto se ha beneficiado un proceso de un cierto cambio, o incluso si ha habido alguna mejora. Para comenzar, es importante que aprenda a elegir las métricas más apropiadas para cada proceso específico.

Determine qué aspectos deben medirse, es decir, determine exactamente lo que quiere decir al hablar de mejoras. ¿El proceso debe ser más confiable, más rápido, más eficiente o mejor de alguna otra manera? Este paso hará que el proyecto sea más claro. Tenga en cuenta que el proceso debe producir resultados que se puedan medir de alguna manera.
Crea un vocabulario coherente para el proyecto. Utilice definiciones ampliamente entendidas para garantizar la precisión y la coherencia, lo que dará credibilidad a toda la información compartida por los empleados de diferentes áreas o ubicaciones. Evite malentendidos ofreciendo definiciones claras de todas las variables medidas.

  • Por ejemplo, supongamos que la empresa mide el tiempo en días. Las diferentes áreas podrían tener diferentes definiciones para el concepto de “un día”, es decir, podrían considerar solo días hábiles, cualquier período de 24 horas o el turno de ocho horas como un día. Este tipo de inconsistencia puede crear confusión.
Determine cómo se recopilará la información. Los datos deben recopilarse de manera similar en toda la empresa. Por ejemplo, si un departamento recopila información de muestras aleatorias, todos los demás departamentos deben hacer lo mismo. De lo contrario, será imposible comparar los datos. Además, debe definir unidades de medida estandarizadas para todas las ubicaciones donde se medirán los resultados.

  • Por ejemplo, la velocidad de entrega podría medirse en minutos u horas, y el tiempo que lleva convertir una medición en otra haría que el proceso sea ineficiente.
Estandarizar la precisión de los cálculos. Esto significa que un departamento no debe redondear el tiempo (es decir, registrar 59 minutos como una hora, por ejemplo), mientras que el otro registra el tiempo en horas, minutos y segundos. De lo contrario, los diferentes niveles de detalle harán que los resultados sean confusos. Tenga en cuenta que las unidades más pequeñas tienden a producir resultados más precisos.

  • Por ejemplo, todos los departamentos podrían acordar redondear los números decimales.
Determinar la métrica primaria. Dicha métrica define el principal resultado u objetivo de mejorar un proceso. Por ejemplo, una fábrica de automóviles podría utilizar la cantidad de automóviles producidos por hora como medida principal. Antes de que se pueda implementar una mejora de proceso, necesitará una métrica de referencia. Al final del proyecto, el proceso se medirá nuevamente y, finalmente, se puede calcular la mejora.
Conecte el objetivo principal con una métrica administrativa. Estas métricas analizan cómo la mejora en un proceso operativo ayuda a cumplir los objetivos administrativos de la empresa. Por ejemplo, si la métrica principal es una reducción en el tiempo de fabricación, la métrica administrativa podría ser un aumento en las ganancias o una reducción en los costos fijos. Existe una relación de causa y efecto entre las métricas primarias y administrativas que demuestra por qué una mejora en la métrica primaria es beneficiosa para el negocio.
Considere la posibilidad de eventos imprevistos. Un proyecto de mejora de procesos puede causar daños colaterales, por lo que si las métricas primarias miden lo que necesita mejorarse, una segunda métrica (llamada métrica consecuente) necesita medir lo que no puede cambiar. Dichos datos deben recopilarse antes, durante y después del proyecto. De las diversas métricas consecuentes posibles para un proyecto dado, solo se deben tener en cuenta las que más afectan la calidad de los resultados.
Determinar una métrica financiera. El ahorro de recursos puede no ser la métrica principal de la empresa, pero las empresas deben monitorear los resultados financieros de los procesos de mejora, que no deben confundirse con la suma de los costos totales del proyecto. En cambio, la métrica financiera debe actuar como una herramienta para analizar los beneficios financieros del proyecto. Muchas compañías continúan monitoreando esta métrica hasta por un año después de la finalización del proyecto de mejora.
Mide la duración. La duración de un proceso mide cuánto tiempo nos lleva completar los pasos necesarios para crear un producto o servicio. Otras métricas de duración consideran el tiempo que toma agregar valor a un proyecto o cuánto tiempo le toma a la compañía cumplir con el pedido de un cliente. El cálculo de las métricas también puede incluir el porcentaje de entregas realizadas a tiempo.
Medir costos. Las métricas de costos miden el valor total del proceso de producción, además de medir los gastos operativos relacionados con los niveles de producción. El costo por transacción mide el valor gastado en la producción de una unidad, las métricas de ahorro de recursos miden el ahorro de costos por transacción y las métricas de ahorro de mano de obra analizan la cantidad de horas de trabajo requeridas para fabricar una unidad. producto o servicio.
Medir calidad. Las métricas de calidad miden la satisfacción del cliente, y estos datos se pueden recopilar a través de encuestas, quejas y otras formas de. También evalúan si un proceso crea o no valor para el cliente, además de analizar la frecuencia de los errores y cuántas veces debe rehacerse un trabajo. La tasa de defectos analiza el porcentaje de errores, y la tasa de finalización y precisión considera la frecuencia de los procedimientos sin errores.
Medida de producción. Las métricas de producción consideran cuántos productos o servicios se producen en un período de tiempo determinado y, por lo tanto, deben estar en línea con la demanda del mercado. Dichas métricas también consideran los retrasos y excesos de inventario, factores que debemos mantener al mínimo. Finalmente, el trabajo en progreso también se mide para determinar la cantidad de productos o servicios en la línea de producción.
Medir la complejidad de los procesos. Esta métrica evalúa el número de pasos involucrados en el proceso de fabricación, además de analizar cuántas veces el proceso se ve obstaculizado por el cambio de empleados o la necesidad de aprobación por parte de un supervisor. El número total de pasos se calcula junto con el número de pasos incluidos en el proceso de valor agregado, es decir, con los pasos que hacen que un producto o servicio sea más valioso para los clientes. También se miden las devoluciones, o la cantidad de veces que se devuelve el producto a la línea de producción para corrección de errores.

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