Cómo adaptar su forma de comunicación a diferentes situaciones

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Cómo adaptar su forma de comunicación a diferentes situaciones
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Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre este tema.

Cómo adaptar su forma de comunicación a diferentes situaciones
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Un buen comunicador sabe cómo adaptar las cosas que escribe y dice según el contexto. En otras palabras: es capaz de ajustar el estilo de comunicación según la audiencia. En entornos de trabajo, esto significa que debe ser directo y profesional y mostrar respeto. En situaciones con una mayor carga emocional, es necesario validar lo que sienten las personas, en lugar de dar opiniones inapropiadas. Finalmente, si tiene que presentar un trabajo para grupos más grandes, siga una estructura clara centrada en puntos específicos para mantener la atención de la audiencia.

Adapte el vocabulario a la audiencia. Es importante saber hablar en diferentes registros, tanto formales como informales. En el trabajo (y en la vida profesional en general), lo más importante es ser cortés, informado y refinado. Por otro lado, cuando estás entre amigos, es normal ser más informal. Así que adapta tu vocabulario según la situación para conectarte mejor con las personas.

  • Use términos y expresiones que las personas puedan entender.
  • Por ejemplo: es normal usar jerga cuando estás entre amigos, pero no cuando presentas un trabajo. Del mismo modo, usar términos y expresiones “pomposos” es genial en el lugar de trabajo, pero no cuando estás en un círculo informal.

Copie el lenguaje y los gestos de la persona con la que está hablando. Puedes ser más tranquilo e incluso más persuasivo si imitas los gestos, la postura e incluso el vocabulario de alguien.
Varíe el tono según la situación. La entonación dice mucho sobre la situación. Puede usar un tono más serio en el trabajo, más emocionado al alabar a un empleado y más informal al salir con amigos.

  • Ajuste no solo sus expresiones verbales sino también sus expresiones no verbales para mostrar sinceridad. Por ejemplo: no tiene sentido ser serio, sino sonreír o tener una mala postura. Los tonos serios se combinan más con expresiones y gestos más sobrios, mientras que los tonos animados son ideales con formas más completas.
Haga reuniones cara a cara para abordar temas nuevos y complicados. Haga reuniones cara a cara, incluso cuando pueda manejar el asunto por correo electrónico o por teléfono. Por lo tanto, las partes interesadas podrán hacer preguntas y aclarar lo que sea necesario.
Resuelve problemas con tus subordinados en reuniones privadas. No llame la atención de los empleados en público, o pueden sentirse heridos y resentidos. Además, los mensajes de correo electrónico están sujetos a interpretación y, por lo tanto, siempre es mejor hablar en persona y en privado.
Use las redes sociales de manera profesional y responsable. No publique quejas personales o información confidencial del trabajo en las redes sociales. En resumen, sé profesional. Si usa medios para conectarse con amigos, es mejor cambiar el tono y el contenido de sus publicaciones.
Vuelva a leer el texto si está enviando el mensaje a través de Internet. Piense detenidamente antes de hacer clic en “Enviar”. Por ejemplo: antes de llamar a alguien para hablar sobre algo importante, tome notas sobre lo que va a decir. Es más difícil interpretar mensajes cuando la comunicación no ocurre en persona, ya que no hay señales como el tono y las expresiones faciales. Que quede muy claro.
Tómate un tiempo para tocar papel si eres introvertido. Trate de hacer una pequeña charla para familiarizarse con las personas y sentirse cómodo en diferentes contextos. Incluso si eres más tímido y tienes que esforzarte un poco, no es tan difícil pensar en temas neutrales para explorar.
Habla desde la perspectiva. Reformule frases para hablar sobre cómo piensa o siente, no lo que hizo la persona, para que no se sienta atacada. Por ejemplo:

  • En el trabajo, diga algo como “Recuerdo haber aprendido esta técnica cuando me uní a la empresa”, no “Aún no entiendes cómo funcionan las cosas”.
  • En su vida personal, no diga cosas como “Te ofendes demasiado fácilmente”, sino “Veo que eres delicado con este tema”.
Apoye a los heridos. Incluso si está molesto con alguien, o simplemente quiere mediar en dos personas que están hablando, haga su mejor esfuerzo para llegar a un “acuerdo” en situaciones emocionales. En ese caso, crear estos vínculos ayuda a evitar que alguien se sienta atacado y se ponga a la defensiva.
Mostrar empatía y criticar menos. A veces, las personas que están heridas solo necesitan desahogarse con alguien. Demuestre que puede ser ese hombro amigable y que comprende la situación. En otras palabras: adapte su forma de comunicarse y concéntrese más en lo que la persona dice.
Respeta siempre a las personas. Debe reconocer el valor de las personas, y dejar en claro que son útiles e interesantes, para disminuir la carga emocional de ciertas situaciones. Entonces, hable sobre las cosas buenas que han hecho o pueden hacer, como:
Adapte la presentación a la audiencia. Necesita conocer bien al público para adaptar el mensaje a ellos. Entonces, sepa quién verá la presentación, de dónde provienen estas personas y cuál es su interés. Cuanta más información tenga, mejor será el resultado.

  • Por ejemplo: si va a presentar una propuesta a un grupo de ejecutivos que ocupan un lugar destacado en la jerarquía de la empresa, utilice un lenguaje profesional y refinado, sin bromas. Sin embargo, juegas, usas jerga, etc. si está hablando con un grupo que está más abajo en la jerarquía para aliviar la tensión.
  • Sepa bien de dónde provienen las personas en la audiencia para no usar expresiones ofensivas, lenguajes y ejemplos.
Escribe lo que te gustaría decir. Debe planificar bien lo que va a decir cuando se comunique con grupos más grandes, a menos que sea una conversación informal, para no perder la atención de sus oyentes. Echale un vistazo:
Destacar los puntos más importantes de la presentación. Use frases específicas para hablar sobre las partes principales y así facilitar la comprensión de la audiencia. Aquí hay unos ejemplos:
Use ayudas visuales para resaltar los puntos principales. Configure una presentación de diapositivas simple y úsela para resaltar los puntos más importantes, pero sin entrar en demasiados detalles, o la audiencia no podrá prestar atención a lo que dice.
Interactúa con el público. Deténgase de vez en cuando, haga preguntas y anime a la audiencia a hablar sobre la presentación. También puede hablar directamente con las personas por su nombre o mirándoles la cara para aumentar el compromiso y la comprensión de la información.

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